التنسيق ,الإتّصال , والتّفاوض التّنظيمي

أ‌. تنسيق تعريف

التنسيق في اللغة الإنجليزية هو coordination، هي مشتقّة من اللاتينية ، وهي من كلمة cum بمعني الأمور المختلفة ، وكلمة ordinare ,التي تعني ترتيب شيء و وضعه علي مكانها. ( Westra:1983 ) .في الإدارة المدرسيّة (SBM) التنسيق ترتبط بتنسيب الأنشطة المختلفة في مكانها ، وفقا للقواعد المعمول عليها لأجل تحقيق الأهداف علي احسنها من خلال عملية غير مملة.

وتعدّدت تعريفات العلماء والخبراء للتنسيق, منها :

1. يعرّف تشونغ و ميغينسون(1981) بأنّها عملية التّشجيع، والقيادة ، والاتصالات من المرؤوسين لتحقيق أهداف المنظّمة.

2. ويعرّف سوتيسنا (1989) بأنها عملية توحيد و تزامن التبرعات من الناس، والمواد ، والموارد الأخرى لأجل تحقيق الأهداف المقرّرة.

بناء علي الآراء المختلفة من الخبراء ويمكن ان نستخلص ما يقصد من مفهوم التّنسيق هو عملية جمع الأنشطة وتزامنها وتبسيط اجراء الأعمال (الأنشطة) المتفرّقة باستمرار لتحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية. بدون تنسيق، فإن الأفراد والوحدات لا تكون قادرة على رؤية

دورهم في المنظّمة.

استخدام مصطلح التّنسيق قد يكون متبادلا مع مصطلح التعاون. بل، التنسيق أعمّ من التعاون, لأنّ التنسيق يتضمّن فيه التزامن ( اي يندرج تحته التزامن). وامّا التعاون هو المشاركة ( النّشاط الجماعيّ) بين اثنين او اكثر لتحقيق الأهداف المقرّرة. اذا، يمكن أن يجري التعاون بدون تنسيق، مع انّ التنسيق يجب ان تكون فيه جهود للتعاون.

هناك خمس نقاط رئيسيّة متضمّنة في التنسيق :

1. وحدة الأعمال والجهد والسّعي.

2. التسوية والتنسيب بين الأجزاء والأفراد

3. التوازن بين الأفراد والأجزاء والوحدات.

4. المواءمة بين الأفراد والأجزاء

5. التزامن.(sinkronisasi)

التنسيق هو الجهد لتنسيب وتسوية والأجزاء والوظائف والأفراد لجعلهم يعملون بترتيب تحقيقا لهدف مقصود بدون الفوض والصراع، و فترة الوظائف (الفراغ)

ب‌. غرض التنسيق وفوائده

للتنسيق فوائد كثيرة, منها:

1. لإجراء حركة التركيز (sentripental) , يعني الحركة لإعادة الأنشطة المتفرّقة الي هدف واحد.

2. تحقيق التنسيق والتزامن(sinkronisasi) والتكامل (integrasi) و التبسيط (simplikasi) لأجل تحقيق أهداف المنظّمة بفعالية.

3. حلّ تنازع المصالح بين مختلف الأفراد او الوحدات المعينة.

4. اجتناب تشابه العمل بين الوحدات او الأقسام في المنظمة

5. ليكون المدير قادرا علي تزامن الوظائف بين الوحدات المترابطة , اذا كان اكثر اعتمادا بين وحدات فتكون أكثر حاجة للتنسيق.

ت. انواع التنسيق

هناك ثلاثة احوال التي يترابط فيها اجزائها (أقسامها), ممّا يلي:

1. حالة المترابطة (الإعتماد) المتّحدة (pooled interdependence), بمعني اذا كان الأفراد او الوحدات في المنظّمة لا يعتمد بعضهم علي بعض في القيام بوظائفهم اليوميّة, ولكنّهم يترابطون على تنفيذ العمل الكافي عن كل وحدة المنظمّة أو فردية من أجل بقائها.

2. حالة المترابطة (الإعتماد) المتتابعة (sequential interdependence) , يعني يجب علي الأفراد أو أي وحدة المنظمة أن تعمل قبل الوحدة التنظيمية التالية أو الوحدة الأخر ان تعمل.

مثال: اقامة تقييم الأداء بعد انتهاء تنفيذ أعمال ، و العمل ينتظر انتهاء تخطيط العمل

3. حالة المترابطة المتبادلة (reciprocal interdependence) ، أي يكون الأفراد أو الوحدات التنظيمية يعتمدون بعضهم علي بعض في انجاز أعمالهم.

على سبيل المثال : لترقية قيمة الإمتحان النّقيّة (NEM) للطلاب فيكون المدارس تجري عمليّة التعلّم والتّعليم (PBM) بأحسن طرق، إلى جانب يكون رئيس المدرسة يوفّر الوسائل و البنية التحتية لتلبية احتياجات المعلمين والطلاب.

ث. أنواع التنسيق

وينقسم التنسيق في الأنشطة الإداريّة إلى ثلاثة أجزاء :

1. التنسيق الرأسي / الهيكلية، أي بين المنسّق و المنسّق علاقات هرمية هيكليا

على سبيل المثال : التنسيق الرئيسي مع رؤساء مكاتب التعليم.

2. التنسيق الأفقي، أي التنسيق الوظيفي: اذا يكون المنسّق و المنسّق في طّبقة متساوية.

على سبيل المثال : تنسيق الرئيسية SMPN 1 مع رئيس SMPN 2.

ج.خصائص التّنسيق الفعالية:

1. الوصول الي الهدف التّنسيقي مع اقتناع الأفراد والأطراف المعيّنة

2. استباقيّة المنسّق وتعاونيّة المنسّق (stakeholders)

3. ليس هناك فرد يهتمّ بنفسه او جماعته ( أنانيّة)

4. عدم التداخل في العمل بين الأفراد او الأقسام.

5. التزام جميع الأطراف القويّ و الرّافع.

6. لا يضرّ الأطراف المن

7. تنفيذ العمل في الوقت المناسب (في موعدها)

8. تدفقت المعلومات قرار سريع لجميع الأطراف التي توجد في شبكة التنسيق في منظومة

9. كلّ المشاكل

10. توافر تقرير مكتوبة كامل ومفصل من كلّ المنسّق (اصحاب الشأن).

4. الاتصالات (communication)

الاتصال هو نشاط مهم جدا في المنظّمة. وخلصت نتائج خبير الاتصالات انّ حوالي 75 ٪ -90 ٪ من وقت العمل التي يستغرقها المدير او الرئيس للتواصل. إذا كان يتعاون شخصان أو أكثر معا ، فينبغي أن يكون هناك تواصل بينهما.

أ‌. تعريف الاتصال

الاتصال هو عملية تبليغ أو استلام رسائل من شخص إلى شخص آخر ، سواء كان بشكل مباشر أو غير مباشر كتابة كانت او شفهيّا.

ب‌. غرض وفوائد الاتصالات

قد تعدّدت الفوائد المتّحصلة من الاتصالات ، منها:

1. ترقية الكفاءة الإدارية والعلاقات الاجتماعية

2. تقديم وتلقي المعلومات

3. تقديم الأسئلة والإجابة على الأسئلة

4. تغيير السلوك (طريقة التفكير والشعور والعمل) من خلال التخطيط والتنظيم والتوجيه والرّقابة.

5. تغير الظروف الاجتماعية

ت‌. عناصر الاتصال

العناصر في الاتصالات تتكون من :

1. مرسل الرسالة (المرسل) ومضمون المادي للرسالة

2. الّلغة الرّساليّة (فك)

3. وسائل الإعلام

4. فك رموز الرسالة (فك)

5.استلام الرسالة

6. الإستجابة للرسالة ، وهذا تحتوي علي إستجابة مستلم الرسالة لمرسل الرسالة لفظية كانت أو غير لفظية. الاتصالات من جهتين تهدف لإجتناب سوء الفهم (misscommunication) بحيث يمكن أن يعرف أن المتلقي (مستلم الرّسالة) قد فهم الرسالة.

ث‌. خطوط الاتصالات

خطوط الاتصال يمكن أن تكون خطوط الاتصال الرسمية وغير الرسمية ، المكتوبة والشفوية ، والأفراد أو الجماعات. تنعكس الرسمي خطوط الاتصالات رسميا من الهيكل التنظيمي الرسمي ، وبين منظمة رسمية مع بعضها البعض.

ج‌. المبادئ الإتّصاليّة:

1. الإهتمام الكبيرة بمحتوي الرّسالة

2. جذب الإنتباه للمتناول (komunikan )

3. توافر الدّعائم النّموذجيّ

4. التمكّن في محتوي الرّسالة

د. عوائق الإتّصالات:

قد توجد الأمور التي تعيق عمليّة التّواصل. وهي تسمّي بمصطلح الحاجز (barrier), و الضوضاء (noises), او bottle neck communication.

و قد توجد ايضا في الإتّصال العوائق المعروفة العوائق النّفسيّة مثل الإهتمام والأراء والمواقف و المخابرات والمعرفة. والعوائف الماديّة (البدنيّة) كالتعب و المرض و القيود الحسّيّة او الإعاقة.

ومن العوائق الإتّصاليّة ما تلي:

1. المحاور يستخدم اللغة الصّعبة للفهم.

2. اختلاف المفاهيم بسبب الخلفيّة المختلفة.

3. التّرجمة المخطئة (غير صحيحة)

4. مغلوق

5. الإعقة الجسديّة كالأعمي او الأصمّ

6. لا يستولي مادّة الرّسائل

2. التفاوض (negotiation)

لا يمكن مدير رئيس منظّمة المدرسة أو لم تفرج روابطها للطرف أو الأطراف التي هي المسؤولة عن المنظّمة أو التعليم ، مثل الأسر و المدارس والمجتمع والحكومة. لإدارة مؤسسة (المنظّمة) أو مدرسة يجب هناك لتفاوض. يحتاج مدير المنظّمة الي التفاوض للتوصل الى اتفاق على حل المشكلة مع مبدأ المنفعة المتبادلة.

أ‌. تعريف التفاوض

المفاوضات يقول هندرمان Srie Haryati Murtono (2002) في تعريفه انّها هو عبارة عن سلسلة من المناقشات بين الأفراد أو الجماعات ذوي الخلفيّات المختلفة للحصول على الإتّفاق.

لقد تعدّدت الّتعريفات للمفاوضات ، اليك بما تلي :

1. عملية التفاعل بين طرفين أو أكثر, و كلّ منهم لديهم أهداف مختلفة ، ولكنهم يحاولون ان يحصلون علي المخرج و الحلّ المتّفق عليهم من خلال الحجة والإقناع .

2. طريقة للوصول إلى الإتفاق تعاونية كانت أو تنافسية.

3. عملية المساومة للوصول إلى الإتفاق بطريقة المفاوضة.

ب.فوائد المفاوضات

المفاوضات لها فوائد عديدة ، منها :

1. الحصول على كفاءة وفعالية في تحقيق أهدافها.

2. الاتفاقات الجماعية والمنفعة المتبادلة (تبادل المنافع والمصالح التكافلية)

3. الاختلافات في سد وجهة نظرهم بأن المفاوضات لخفض ومنع الصراع حتى

4. الاتفاق على أهداف مشتركة ، وطرق لتحقيق الهدف المشترك التي لم تكن واضحة.

ب.انواع التفاوض

التفاوض يتكون من نوعين ,هما :

1 . التنافسية أو التوزيعية ، وهذا هو التفاوض الذي يولد ولا مغلوب، وهناك أولئك الذين يفوزون.

2. أو التعاوني التكاملي، أي المفاوضات التي تؤدي إلى فوز (الربح) للأطراف للتفاوض.